وسام التنمية لتطوير المهارات

العمل بلا أوارق

برامجنا وأنظمتنا تعمل وفقا للأرشفة الإلكترونية المتزامنة مع إنشاء وتحرير الوثائق والمستندات ولتوضيح هذا الموضوع نورد ما يلي :
تقسم الأرشفة الالكترونية حسب زمن عملية الأرشفة إلى قسمين
1.الأرشفة الإلكترونية اللاحقة لعملية تحرير المستندات
2. الأرشفة الإلكترونية الفورية والمتزامنة مع عملية تحرير المستندات .

سلبيات الأرشفة اليدوية

**  وجود فرصة اكبر لضياع أوراق الملف أو الدوسيه
**  تعرض الأوراق والملفات للتقادم الزمني أو السرقة أو الحريق
**  صعوبة الحصول على نفس الملف من قبل عدد من الموظفين
**  الوقت الطويل والجهد المبذول للبحث عن الملفات
**  عدم توافر المتابعة الدقيقة للمواضيع الهامة
**  الوقت الذي تستغرقه عملية نقل الملفات من مكتب لآخر
**  صعوبة اتخاذ القرار السليم لعدم توافر المستندات المطلوبة
**  تكلفة إرسال واستقبال الملفات من خلال الفراشين والمراسلين
**  تكلفة تخزين الملفات وتكلفة إيجاد مكان للتخزين ووسائل للتخزين**  سرية البيانات
**  عدم القدرة على إثبات قيام المستخدمين للأوراق بفعل معين مثل تصوير وثيقة أو إرسالها لجهة أخرى أو الإطلاع عليها أو فتحها دون إذن الجهة المرسلة
**  هناك تكلفة في عملية إتلاف الملفات التي مضى عليها وقت زمني ما

ايجابيات الأرشفة الالكترونية

**  الحد من تداول الوثائق باستخدام العنصر البشري
**  تحقيق قدر عال من السرية وتأمين الوثائق
**  إطالة العمر الزمني للوثائق
**  تجنب الإهمال المتعمد وغير المتعمد
**  تجنب تعرض الوثائق لحوادث مثل السرقة والحريق
**  تحقيق وفورات مالية ناتجة عن الحد من إعادة طباعة الوثائق
**  خفض ساعات التشغيل
**  خفض تكاليف تداول الأوراق وتكاليف التخزين
**  توفير المساحات المكتبية المخصصة لتخزين الملفات الورقية
**  توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الأصول لأي تخريب أو تلف سواء كان ذلك نتيجة عوامل طبيعية أو بشرية
**  سهولة استرجاع الوثائق المطلوب التعامل معها من خلال استخدام عدة طرق وصيغ في عملية البحث

سلبيات عملية الأرشفة اللاحقة لعملية تحرير المستندات

**  تأخر الأرشفة الإلكترونية يؤدي إلى مزيد من الملل والجهد
**  تأخر الأرشفة الإلكترونية يؤدي إلى زيادة العبء على المؤسسة أو الشركة
**  تأخر الأرشفة الإلكترونية يؤدي إلى تكرار جهد عملية حفظ المستند
**  تأخر الأرشفة الإلكترونية قد يؤدي على عدم دقة في عملية الأرشفة نتيجة زيادة عدد المستندات المطلوب أرشفتها,أو ضياع أو تبديل الأوراق أثناء عملية الأرشفة
**  تكلف هذه العملية وقتا أثناء إزالة تغليف الوثائق أو إزالة الدبابيس الموجودة فيها وهناك تكلفة في إعادة تغليفها من جديد, كما أن هناك تكلفة أثناء حفظها من خلال الماسح الضوئي .

ايجابيات الأرشفة الإلكترونية المتزامنة مع عملية تحرير المستندات

**  عدم إحساس الموظف بعبء عملية الأرشفة لأنه يكتب و يؤرشف في نفس الوقت
**  عدم وجود جهد في عملية الأرشفة لأنها متزامنة مع عملية الكتابة
**  وجود دقة عالية جدا في عملية الأرشفة وعدم إتاحة الفرصة لاختلاف الأوراق أو عدم أرشفتها
**  . عدم وجود تكلفة لأرشفة الملفات لأن عملية الأرشفة تكون فورا أثناء إنشاء المستند فلا حاجة لاستخدام ماسح ضوئي